Ewidencja przebiegu pojazdu



Ewidencja przebiegu pojazdu służy do zapisu faktycznego przebiegu prywatnego samochodu osobowego związanego z wykonywaną działalnością gospodarczą. Brak ww. ewidencji spowoduje, iż wydatki związane z eksploatacją samochodu nie będą mogły być uznane za koszt uzyskania przychodu.

Ewidencję tę powinni prowadzić podatnicy podatku dochodowego w sytuacjach gdy:
- pracownik używa prywatnego samochodu na potrzeby działalności pracodawcy, zarówno w podróży służbowej, jak i w tzw. jazdach lokalnych;
- podatnik albo zatrudniony przez niego zleceniobiorca używa samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych podatnika – osoby fizycznej, albo niestanowiącego składnika majątku podatnika osoby prawnej.
Dla każdego pojazdu należy prowadzić osobną ewidencję (tzw. kilometrówkę), która powinna być prowadzona przez osobę faktycznie używającą danego pojazdu (podatnika-przedsiębiorcę, pracownika, zleceniobiorcę). Ewidencja przebiegu pojazdu w każdym przypadku powinna być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Dodatkowo kilometrówka powinna zawierać następujące dane:
1. Nazwisko i imię osoby, użytkującej pojazd
2. Miejsce zamieszkania użytkownika pojazdu
3. Numer rejestracyjny
4. Pojemność silnika
5. Kolejny numer wpisu
6. Datę
7. Cel wyjazdu
8. Opis trasy (skąd – dokąd)
9. Liczbę faktycznie przejechanych kilometrów
10. Stawkę za 1 km przebiegu
11. Kwotę wyliczoną z przemnożenia liczby faktycznie przejechany kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu
12. Podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego zależy od pojemności skokowej silnika:
- do 900 cm3 zastosowanie ma stawka 0,5214 zł,
- po wyżej 900 cm3 stawka 0,8358 zł. Natomiast dla motocykli stawka wynosi 0,2302 zł. a dla motorowerów 0,1382 zł. Stawki te określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zmianami).

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, mogą być kosztami uzyskania przychodów w limitowanej wysokości. Limit wynika z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. W celu ustalenia prawidłowego limitu należy prowadzić ewidencję kosztów pojazdu.

Uwaga! Zgodnie z kryteriami określonymi w ustawie o podatku dochodowym, ewidencji nie należy prowadzić w przypadku samochodu, który używany jest na podstawie umowy leasingu.