Ewidencja kosztów pojazdu



Ewidencja kosztów pojazdu jest miesięcznym zestawieniem wszystkich kosztów związanych z użytkowaniem samochodu osobowego (nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych) w danym miesiącu. Wydatki te są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Do kosztów używania samochodu można wliczyć min. wydatki związane z zakupem paliwa, olejów silnikowych, zakupu części i materiałów do naprawy samochodu, opłat za usługi remontowe, serwisowe,itp.
Jeżeli podatnik jest płatnikiem VAT i nie korzystał ze zwolnienia podmiotowego czy przedmiotowego z opodatkowania podatkiem VAT, to podatek naliczony, wynikający z faktur zakupu będzie podlegał odliczeniu od podatku należnego. Przy kosztach takich jak zakup części lub materiałów do naprawy samochodu, olejów silnikowych, opłat za usługi serwisowe należy uwzględnić kwotę netto z faktury VAT. Natomiast w przypadku zakupu paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu nie należy się odliczenie podatku,dlatego w kosztach powinna znaleźć się kwota brutto z faktury. Ważne jest, aby na każdej fakturze, rachunku lub innym dokumencie, który stanowi koszt, znajdował się numer rejestracyjny danego samochodu.
Pamiętać należy, że wydatki związane z używaniem do celów działalności gospodarczej wyżej wymienionych pojazdów mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko w ramach limitu wynikającego z kilometrówki.  

Ewidencja kosztów eksploatacji pojazdu powinna zawierać:
- numer kolejny wpisu,
- numer dokumentu zakupu,
- datę dokumentu zakupu,
- określenie rodzaju poniesionego wydatku, np. zakup paliwa, zakup części, opłata ubezpieczenia komunikacyjnego, itp.,
- wartość poniesionego wydatku.

W przypadku samochodu osobowego wziętego w leasing nie należy prowadzić dla niego ewidencji przebiegu pojazdu a tym samym ewidencji kosztów pojazdu. Wydatki na zakup paliwa, części oraz innych kosztów podlegają zaliczeniu do kosztów w pełnej wysokości.